Datenschutz-, Verarbeitungs- und digitale Privatsphäre-Richtlinie
Umfassende Datenschutzerklärung gemäß KVKK (Gesetz Nr. 6698) & DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung der EU)
Dieser umfassende Informationstext regelt bis ins kleinste Detail die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die durch die MAD Turizm Bilişim Organizasyon Taşımacılık Ticaret Ltd. Şti. (im Folgenden „Unternehmen“ oder „MAD SPORTS“ genannt) in ihrer Eigenschaft als Verantwortlicher über unsere Website, digitalen Infrastrukturen (RMS und Assistant Tool), Marketing-Trichter (Funnel) und direkten Kommunikationskanäle erhoben werden.
Bei der Durchführung unserer Dienstleistungen in den Bereichen Sporttourismus, Camp-Organisationen, Unterkunft, Transfer und Logistik nach internationalen Standards sind Transparenz, höchste Datensicherheit und absolute Rechtskonformität unsere obersten Unternehmensprinzipien. Die Daten unserer Kunden, Sportler und technischen Betreuer werden nur im für die Dienstleistung erforderlichen Umfang, innerhalb der gesetzlichen Grenzen und mit modernsten Verschlüsselungstechnologien geschützt.
1. Kategorien der verarbeiteten Daten und Rechtsgrundlagen
Aufgrund der Natur des Sporttourismus werden in unserem Unternehmen folgende Datenkategorien verarbeitet:
- Identitäts- und Kontaktdaten: Name, Vorname, Pass-/Personalausweisnummer, Geburtsdatum, E-Mail, Telefon, Vereins-/Positionsangaben. (Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und rechtliche Verpflichtungen)
- Standort- und Reisedaten: Flug-PNR-Details, Transferrouten, Hotel-Zimmerlisten (Rooming), Dokumente für Visaanträge.
- Finanzdaten: Rechnungsdaten, Zahlungs-/Belegaufzeichnungen, Steuernummern.
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheit): Verletzungsstatus von Sportlern, Blutgruppen, Allergien/spezielle Ernährungsbedürfnisse sowie Gesundheitserklärungen für Reiseversicherungen. (Rechtsgrundlage: Ausdrückliche Einwilligung gemäß DSGVO Art. 9 / KVKK Art. 6 sowie Schutz lebenswichtiger Interessen).
2. Verantwortlichkeit der Vereinsvertreter / Trainer bei der Datenübermittlung (Haftungsbeschränkung)
Jeder Vereinsvertreter, Trainer oder Teamdelegierte, der über die MAD SPORTS-Buchungssysteme, das Assistant Tool oder direkte E-Mail-Kanäle personenbezogene Daten sowie besondere Gesundheits-/Reisedaten der eigenen Sportler, des Betreuerteams oder der Delegationsmitglieder an unser Unternehmen übermittelt, verpflichtet sich zu Folgendem:
1. Einholung der ausdrücklichen Einwilligung: Er akzeptiert, erklärt und verpflichtet sich unwiderruflich, dass er von allen Sportlern, Mitarbeitern (und bei Minderjährigen von deren gesetzlichen Vertretern) die gemäß DSGVO und KVKK zwingend erforderlichen ausdrücklichen Einwilligungen und Aufklärungsbestätigungen persönlich eingeholt hat, um diese Daten an unser Unternehmen zu übermitteln.
2. Volle Haftung und Regress: Sämtliche behördlichen Bußgelder, rechtlichen Sanktionen und strafrechtlichen Verantwortlichkeiten, die aus der Nichterfüllung der Aufklärungs- und Genehmigungspflicht oder der unbefugten/fehlerhaften Datenübermittlung resultieren, liegen direkt und vollumfänglich beim den Daten hochladenden Verein und dessen Vertreter. MAD SPORTS wird sämtliche daraus resultierenden materiellen und immateriellen Schäden umgehend gegenüber dem betreffenden Vertreter regressieren (Rückgriffsrecht geltend machen).
3. Digitales Marketing, Funnel-Systeme und Online-Zustimmung
Nutzer, die durch das Ausfüllen von Formularen auf unserer Website oder durch das Einloggen in unsere Systeme den Erhalt von „Online-Angeboten“ akzeptieren, stimmen der Durchführung spezieller Kampagnen, sporttouristischer Analysen und personalisierter Marketingaktivitäten zu.
- Digitaler Fußabdruck und Funnel (Verkaufstrichter): Das Nutzerverhalten auf unserer Website, besuchte Camp-Anlagen und ausgefüllte/abgebrochene Formulare werden in unseren speziellen „Funnel“-Programmen (Marketing-Trichter) statistisch verarbeitet, um Ihnen das passendste Sportcamp-Angebot unterbreiten zu können.
- Digitale Zustimmung als Willenserklärung: Die Bestätigung von gesendeten Angeboten und elektronischen Verträgen durch Klicken der Buttons „Akzeptieren / Bestätigen“ im Online-Portal stellt eine bindende Willenserklärung im Sinne des Vertragsrechts dar. Unsere System-Logdateien gelten dabei juristisch als absolutes Beweismittel.
4. Gesetzliche Meldungen und Datenweitergabe an Dritte
Ihre erhobenen personenbezogenen Daten werden UNTER KEINEN UMSTÄNDEN an Datenbroker oder externe Werbeagenturen verkauft. Ihre Daten werden nur in dem für die Dienstleistung erforderlichen und gesetzlich vorgeschriebenen Umfang an folgende Stellen übermittelt:
- Polizeibehörden (Meldung von Hotelgästen gemäß Meldegesetz),
- Fluggesellschaften für die Ticketausstellung sowie Konsulate (für Visaverfahren) gemäß den Vorschriften der Zivilluftfahrt,
- Akkreditierte Versicherungsgesellschaften für obligatorische Reiseversicherungen,
- Steuerämter, Aufsichtsbehörden (TÜRSAB) und Justizbehörden im Rahmen von steuerlichen und rechtlichen Prüfungen.
Systemintegrationen und Datenverarbeitungstechnologien
RMS (Reservation Management System)
Alle „Reservierungs-“ und „Angebotsanfrage“-Formulare, die uns über unsere Websites, per E-Mail oder über Agentur-Panels erreichen, werden direkt in unsere RMS-Infrastruktur eingepflegt. In diesem System wird ein „Customer (Kunde)“-Profil auf Vereins- und Managerebene erstellt. Angebotserstellung, Unterkunftsmanagement, Budgetierung und operative Planung werden in diesem geschlossenen Cloud-System auf der Rechtsgrundlage der Vertragserfüllung sicher verarbeitet und aufbewahrt.
MAD Assistant Tool & Dokumentenschutz
Alle bestätigten Reservierungen werden zur operativen Verwaltung in unsere spezielle Software, das MAD Assistant Tool, übertragen und für Trainer/Manager freigeschaltet. Delegationslisten, Flugtickets, Zimmerzuteilungen und Reisedokumente werden von hier aus verwaltet.
VERPFLICHTUNG: In das Assistant Tool hochgeladene Pässe, Visa, Tickets oder Gesundheitsdokumente werden IN KEINEM FALL mit Dritten, Institutionen oder Werbenetzwerken geteilt. Die Daten werden ausschließlich auf Ende-zu-Ende-verschlüsselten Servern gespeichert.
Meta / Google Tracker & Marketing
Zur Steigerung der Servicequalität und Optimierung unserer digitalen Marketingprozesse (Conversion Tracking) setzen wir auf unserer Website das Meta (Facebook/Instagram) Pixel, Google Analytics und verschiedene Tracker ein. Durch diese Technologien werden anonymisierte Browserdaten, Angebotsansichtsstatistiken und IP-Bewegungen analysiert, um Ihnen die relevantesten Sportcamp-Anzeigen (Remarketing) präsentieren zu können. Diese Tracking-Aktivitäten erfolgen im Rahmen unserer Cookie-Richtlinie und der gesetzlichen Einwilligungserklärungen.
5. Ihre Rechte als betroffene Person (DSGVO & KVKK Art. 11)
Als betroffene Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie das Recht zu erfahren, ob Ihre Daten verarbeitet werden, Auskunft darüber zu verlangen, den Zweck der Verarbeitung zu erfahren, zu wissen, an welche Dritten (im In-/Ausland) sie übermittelt werden, die Berichtigung unvollständiger/unrichtiger Daten zu fordern, deren Löschung/Vernichtung unter gesetzlichen Voraussetzungen zu verlangen sowie Schadensersatz für unrechtmäßige Verarbeitung zu fordern.
Sie können Ihre ausdrückliche Einwilligung jederzeit widerrufen. Sie können Ihre Anträge und Forderungen über Ihre in unserem System registrierte E-Mail-Adresse an team@madsports.com.tr richten. Ihre Anfragen werden spätestens innerhalb von 30 Tagen bearbeitet.
Schlussbestimmungen und Identität des Verantwortlichen
Benutzer erklären, bestätigen und verpflichten sich unwiderruflich, dass sie vor der Nutzung der Website, dem Ausfüllen von Formularen oder dem Einloggen in das Assistant Tool diese Datenschutz- und Privatsphäre-Richtlinie vollständig gelesen haben und dass die elektronischen Aufzeichnungen und Logdateien unseres Unternehmens als absolutes rechtliches Beweismittel (Beweisvereinbarung) gelten.
Name der Agentur: MAD SPORTS TOURISM & TRAVEL
Firmenname: MAD Turizm Bilişim Organizasyon Taşımacılık Ticaret Ltd. Şti.
TÜRSAB-Lizenznummer: 9913 (Gruppe A)
Handelsregisternummer: ATSO - 119356
Kontakt-E-Mail: team@madsports.com.tr